Sedinte bune

Pentru ca am promis cuiva o postare despre şedinţe, încerc acum sa mă ţin de cuvânt si sa pun in fata voastră câteva idei despre şedinţe reuşite, cu rezerva ca sunt doar păreri, nefundamentate ştiinţific. As imparti şedinţele in trei grupe, in funcţie de scopul lor: de informare (cele mai simple si scurte ca durata); de culegere de informaţii si de rezolvare de probleme (cele mai complicate).

Trebuie întotdeauna ca o şedinţa sa aibă un scop, indiferent de forma ei. Daca tineti o şedinţa fara sa aveţi un scop, pierdeţi timpul. La fel de important e ca oamenii care participa la şedinţa sa ştie in prealabil scopul acesteia.

In şedinţele de informare, rolul principal este al liderului. El trebuie sa prezinte lucrurile si apoi sa dea cuvântul celorlalţi, menţionând faptul ca pot pune întrebări scurte dar doar la obiect, controlul fiind al celui care informează. Inevitabil daca nu sunt întrebări, se solicita un feedback si esenţial liderul (sau asistentul acestuia) notează feedback-ul primit.

In cazul şedinţelor de culegere de informaţii, liderul devine un facilitator, el încurajează discuţiile punând întrebări deschise astfel încât să extragă informaţiile necesare.

Intr-o şedinţă de culegere de informaţii liderul vorbeşte mai puţin, canalizând întâlnirea spre subiectele de interes prin scurte întrebări. Obiectivul unei astfel de întâlniri este atins în cazul în care liderul reuşeşte să extragă toate informaţiile necesare de la participanţi.

Sunt multe lucruri de care liderii nu ţin cont si şedinţa devine astfel un fiasco. In primul rând, limbajul trupului liderului in cadrul unei şedinţe este un element esenţial. Nesiguranţa, nepregătirea, ignoranta, superioritatea gratuita se transmit mai uşor decât crede liderul si grupul iritat de atitudinea si neprofesionalismul acestuia va simti imediat aceste lucruri. De asemenea, greşelile de exprimare, de limbaj si trecerea fara nici o legătura de la un argument la altul sunt la fel de rele precum glumele nepotrivite si la care nimeni nu reacţionează (nici măcar din interes).

Daca sunteţi lider sau manager si aveţi grija de aspectele de mai sus, trebuie sa ştiţi si faptul ca puteţi intra in conflict (in cadrul unei şedinţe) cu următoarele (lista nu e închisa) tipologii de personaje (conform 121.ro):

Monopolizatorii - Cum ii recunoşti: Te vor întrerupe. Des. Vorbesc aiurea, despica firul in patru, se repeta.  Fac acest lucru pentru ca le place sa se audă vorbind. Cum ii pui la punct: Nu te certa cu ei, dar nu-ti fie teama sa ii întrerupi, spunându-le pe nume si sa le atragi atenţia.  Notează ideea sau contribuţia făcuta si invita imediat pe altcineva sa comenteze punctul discutat de pe ordinea de zi.

Palavragii - Cum ii recunoşti: Căuta atenţia celor din jur.  Pentru a o obţine, deseori vor aduce in discuţie subiecte nerelevante care va vor face sa pierdeţi timpul. Cum ii pui la punct: Opreşte-i cu fermitate, readu in discuţie subiectul principal al şedinţei si pune-le o întrebare specifica pentru a-I obliga sa se concentreze.

“Tragatorii de elita”- Cum ii recunoşti: Sunt cei care şoptesc pe lateral, cei care recurg la comentarii sarcastice pentru a-ti submina autoritatea si încearcă sa distragă atenţia participanţilor de la tine către ei. Cum ii pui la punct: Pune-i in centrul atenţiei pentru câteva momente si întreabă-i direct daca doresc sa isi impartaseasca comentariile cu toţi cei din încăpere.  Cei mai mulţi dintre ei vor fi prea ruşinaţi sa facă acest lucru si vor refuza.  Ştiu ca suna ca si cum am fi la şcoala, dar sa ştiţi ca aceasta metoda chiar funcţionează.

Scepticii – Cum ii recunoşti: Vor critica absolut orice spui tu sau pe altcineva prezent la şedinţa. Cum ii pui la punct: Daca devin mult prea negativi sau critici in timpul şedinţei, spune-le ca sunteţi acolo pentru a găsi soluţii, nu pentru a fi criticaţi.  Apoi roagă-i sa contribuie in mod constructiv la şedinţa.

Este de asemenea important ca după şedinţa sa existe un raport/e-mail cu concluziile/ideile/rezultatele acesteia, care sa fie transmis tuturor participanţilor.

Este un subiect amplu si reusita unei sedinte se bazeaza atat pe flerul personal cat si pe pregatirea prealabila a aceasteia. Succes!